Ở Việt Nam không có một ngành học nào về tổ chức sự kiện. Tuy nhiên lại có hẳn một website riêng, một công ty, và một bộ phận tuyển dụng chỉ về nghề này. Có thể thấy, đây cũng là ngành nghề HOT được nhiều bạn trẻ ưa thích. Cùng WeHelp tìm hiểu về ngành nghề này nhé!
“Đó là công việc thú vị và bổ ích nhất trên hành tinh. Không có gì giống như tiếng vang của việc tổ chức một sự kiện — sáng tạo, tràn đầy năng lượng, mãnh liệt và hoàn toàn đa dạng. Không một ngày nào giống ngày nào.” — câu nói của Lorne Armstrong, giám đốc của Học Viện Tổ chức Sự kiện (The Event Academy) tại London, Anh Quốc. Qua đó, chúng ta thấy được kỹ năng tổ chức sự kiện rất được chú trọng phát triển ở nước ngoài. Nhưng ở Việt Nam thì sao?
1. Tại sao Việt Nam ít coi trọng việc Tổ chức sự kiện?
Có thể nói rằng, người Việt Nam thường được biết đến với ngành nông nghiệp lúa nước. Trong những thập kỷ gần đây, Việt Nam bắt đầu được coi là quốc gia đang phát triển. Tuy nhiên, ngành nông nghiệp và tập tính lúa nước đã tạo nên thói quen, tính cách, đặc điểm chung của người Việt Nam: họ linh hoạt, khéo léo và giỏi ứng biến. Với sự biến đổi thất thường, khó có thể dự đoán của thời tiết và mùa vụ, những người nông dân rất đề cao sự ứng biến linh hoạt và họ thường ít khi tuân thủ theo những luật lệ.
Điều này đi ngược lại hoàn toàn với những tính chất cần có của một người làm tổ chức sự kiện, họ cần tuân thủ kế hoạch, dự trù ngân sách, lên bản báo cáo… tất cả đều phải làm một cách cẩn thận, chi tiết và nghiêm túc. Linh hoạt ứng biến cũng là một phẩm chất cần có nhưng vẫn xếp sau những tiêu chí trên.
2. Xu hướng chú trọng Tổ chức sự kiện đang phát triển
Một cách lý giải hợp lý cho sự biến đổi này là do sự phát triển của PR — Quan hệ công chúng. PR gắn liền với việc tổ chức các sự kiện để giúp xây dựng hình ảnh giá trị thương hiệu, quảng cáo thương hiệu và tạo mối quan hệ liên kết với cộng đồng.
Một sự kiện được tổ chức có thể là: đám cưới, từ thiện, bữa tiệc, hội nghị, ngày lễ thời trang, cuộc họp… Sự kiện là những thứ diễn ra hàng ngày xung quanh chúng ta từ quen thuộc giản dị cho đến hào nhoáng cấp thiết. Cùng với sự hội nhập với xu hướng toàn cầu hoá, Việt Nam cũng đã dần dần đề cao, chú ý đến Tổ chức sự kiện.
3. Tổ chức sự kiện bao gồm những công việc gì?
- Hiểu mục tiêu, mục đích của sự kiện là gì: Để lập kế hoạch cho một sự kiện bạn không thể không có mục tiêu rõ ràng.
- Thiết lập các mốc thời gian, xác định những gì phải xảy ra và khi nào: Bất kỳ sự kiện lớn nào cũng liên quan đến việc quản lý thời gian phức tạp, lên lịch và phối hợp hoạt động của người khác, như phục vụ ăn uống, thiết lập kỹ thuật số và công nghệ và chuẩn bị địa điểm.
- Chọn một địa điểm: Điều này liên quan đến nghiên cứu, hợp đồng và đàm phán chi phí và xây dựng các mối quan hệ làm việc.
- Tìm và quản lý nguồn cung ứng: Mỗi sự kiện liên quan đến một loạt các nhà cung cấp ví dụ như ánh đèn, sân khấu, thiết kế backdrop, thuê MC… Từ đó, quản lý hiệu quả tất cả các nhà cung cấp, đảm bảo họ hoàn thành vai trò đúng thời hạn và trong ngân sách, là điều cần thiết cho sự thành công của sự kiện.
- Quản lý ngân sách hiệu quả: Với số tiền không giới hạn, cung cấp một sự kiện hoàn hảo là một chuyện dễ dàng, nhưng với một ngân sách hạn chế thì cần có sự quản lý chặt chẽ để tạo ra một sự kiện phù hợp.
- Truyền thông: Để sự kiện được biết đến và có nhiều người ủng hộ tham gia, truyền thông là một bước không thể thiếu. Bạn nên chuẩn bị sẵn một bộ nhận diện cho sự kiện của bạn, và nó cần được thiết kế đẹp mắt để có thể thu hút mọi người.
- Quản lý rủi ro: Các sự kiện thường phức tạp và luôn cần có một kế hoạch dự phòng cho bất kỳ tình huống nào xảy ra ngoài mong muốn.
- Suy nghĩ vững vàng, hành động quyết đoán: Đưa ra quyết định trong quá trình lập kế hoạch sự kiện và xem xét tác động từ xã hội, môi trường.
Tổ chức sự kiện là một quá trình gồm hình thành, lên kế hoạch, tạo ra và đánh giá sự kiện. Để quản lý sự kiện thành công có nghĩa là bạn phải thật sự dồn nhiều nỗ lực vào công việc đó. Việc này đòi hỏi sự linh hoạt, sức mạnh của tính cách và khả năng kết nối với mọi người từ mọi tầng lớp. Ngày nay, sự phát triển của ngành nghề này tại Việt Nam cũng đang rất phát triển, vậy nên hãy tự bồi dưỡng thêm cho bản thân kinh nghiệm, kỹ năng tổ chức sự kiện ngay bây giờ!
